Fundusz socjalny

madaszka · Wysłany: Wto 15:55, 10 Mar 2009 Temat postu: Fundusz socjalny

ZFŚS

Kto ma obowiązek tworzyć regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych?

Pracodawca, który tworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, ma obowiązek ustalić regulamin korzystania z tego funduszu. Regulamin ZFŚS określa zasady i warunki korzystania z usług oraz świadczeń finansowanych z ZFŚS, jak również zasady przeznaczania środków ZFŚS na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej. Z tekstu dowiesz się, na jakie cele przeznacza się środki ZFŚS, jak zlikwidować ZFŚS oraz znajdziesz przykładowe zapisy regulaminu.

Kto tworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych?

ZFŚS tworzą:
1. pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
2. pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy wybrali tworzenie ZFŚS zamiast wypłacania świadczenia urlopowego,
3. jednostki sektora finansów publicznych, prowadzące działalność w formie państwowej lub samorządowej jednostki budżetowej, zakładu budżetowego lub gospodarstwa pomocniczego jednostki budżetowej. Mają one obowiązek tworzyć fundusz socjalny niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników (nawet wtedy, gdy zatrudniają poniżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty).

Pracodawca, który tworzy fundusz, ma obowiązek ustalić regulamin korzystania z tego funduszu. Regulamin ZFŚS określa:
- zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS,
- zasady przeznaczania środków ZFŚS na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej.

Zasady ustalania regulaminu ZFŚS

Regulamin ZFŚS pracodawca ustala z działającą w firmie zakładową organizacją związkową. Także przyznawanie pracownikom świadczeń z funduszu dokonywane jest w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową.

Jeżeli w firmie działa więcej niż jedna organizacja związkowa i w sprawie ustalenia regulaminu ZFŚS organizacje związkowe nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzję w tej sprawie podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych.

Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Firma sama określa tryb wybierania takiego przedstawiciela.

Przykładowe zapisy:

„I. Regulacje wstępne.

Art. 1. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych zwany dalej „Funduszem” tworzy się na podstawie przepisów:
- ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity: Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.),
- rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 168).

Art. 2. Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego obciążającego koszty działalności przedsiębiorstwa.

Art. 3. Środki Funduszu mogą być zwiększone poprzez:
a) darowizny oraz zapisy osób fizycznych oraz prawnych,
b) odsetki z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe,
c) odsetki od środków funduszu,
d) dochody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej na rzecz pracowników zakładu, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych,
e) wierzytelności likwidowanego zakładowego funduszu socjalnego,
f) inne środki określone w odrębnych przepisach.

Art. 4. Środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny.

Art. 5. Środki Funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym.

Art. 6. Środki Funduszu na poszczególne formy pomocy socjalnej są przyznawane w formie pieniężnej”.

Kryterium socjalne

Ustalając treść regulaminu ZFŚS, trzeba pamiętać, że musi on uwzględniać socjalne kryterium przyznawania świadczeń pracownikom i innym upoważnionym osobom, np. dzieciom pracowników, emerytom danego pracodawcy. To pracodawca w regulaminie (po wymaganych uzgodnieniach) wskazuje, kto jest osobą uprawnioną do korzystania ze środków ZFŚS.

Przykładowe zapisy:

„Osoby uprawnione do korzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Art. 1. Ze świadczeń Funduszu mają prawo korzystać:
a) pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę w .................................. niezależnie od rodzaju umowy o pracę oraz od wymiaru czasu pracy,
b) pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych,
c) emeryci i renciści, którzy rozwiązali z ........................................ umowę o pracę w związku z przejściem na emeryturę lub rentę,
d) członkowie rodzin osób wymienionych w pkt a–c.
e) osoby świadczące pracę na rzecz ............................................ na innej podstawie prawnej niż stosunek pracy oraz pracownicy agencji pracy tymczasowej wykonujący pracę w ………………… *.

Art. 2. Członkami rodzin, o których mowa w art. 1 lit. d, są:
a) współmałżonkowie,
b) dzieci własne, dzieci przysposobione oraz przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej, dzieci współmałżonka, wnuki i rodzeństwo pozostające na utrzymaniu osoby uprawnionej do 18 lat, a jeżeli kształcą się w szkole – do ukończenia nauki,
c) członkowie rodzin po zmarłych pracownikach – jeżeli byli na ich utrzymaniu”.
* dobrowolnie, pracodawca może, ale absolutnie nie musi, obejmować tych osób regulaminem ZFŚS.

Zapis dotyczący ustalania sytuacji materialnej pracownika

Pracodawca, żeby zrealizować postanowienia zawarte w regulaminie ZFŚS, musi posiadać dokumenty opisujące sytuację materialną pracownika i jego rodziny. Bardziej odzwierciedli kryterium socjalne uwzględnianie dochodu na osobę w rodzinie lub w gospodarstwie domowym osoby uprawnionej ubiegającej się o świadczenie niż sama wysokość wynagrodzenia pracownika czy tej osoby.

W regulaminie ZFŚS może więc być zapis, na podstawie którego pracodawca ma prawo wymagać od pracownika (lub innej osoby uprawnionej) oświadczenia o dochodach. Najpraktyczniej jest ustalić, że złożenie takiego oświadczenia jest wymagane w momencie ubiegania się o świadczenie z ZFŚS .

Przykładowe zapisy:

„Zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych.

Art. 1. Przyznanie i wysokość pomocy (dofinansowania) za środków Funduszu uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, a w przypadku pomocy mieszkaniowej również od sytuacji mieszkaniowej.
Art. 2. Świadczenia udzielane są na wniosek osób uprawnionych, o których mowa w art. ……”.
Art. 3. Podstawę do przyznania ulgowych usług i świadczeń stanowi dochód przypadający na osobę w rodzinie, wskazany w oświadczeniu pracownika składanym w chwili ubiegania się o konkretne świadczenie.
Art. 4. Podstawą ustalenia średniego dochodu przypadającego na członka rodziny są łączne dochody brutto współmałżonków z 6 miesięcy poprzedzających wniosek o uzyskanie świadczenia socjalnego”.

UWAGA
Przyznaje się tylko takie świadczenia, jakie są wymienione w obowiązującym w firmie regulaminie ZFŚŚ. Dlatego warto mieć w nim również zapisy ogólne pozwalające na elastyczną reakcję na wystąpienie trudnej życiowo sytuacji po stronie pracownika czy innej osoby uprawnionej.

Przykładowe zapisy:.

„(…) W wypadkach losowych pomoc materialna przyznawana będzie do wysokości ..... -krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku kalendarzowym na podstawie odrębnych przepisów”.

Na co środki z ZFŚŚ?

Regulamin ZFŚS może przewidywać przeznaczanie środków funduszu na:
- usługi świadczone na rzecz różnych form wypoczynku (krajowego i zagranicznego), np. dofinansowanie tego wypoczynku, organizowanie kolonii czy obozów dla pracowników firmy itp.,
- działalność kulturalno-oświatową ,
- działalność sportowo-rekreacyjną,
- udzielanie pomocy materialnej, rzeczowej lub finansowej.

Oczywiście pracodawca nie musi przeznaczać środków ZFŚŚ na każdą z wymienionych form pomocy. Może np. obniżyć wysokość odpisu na ZFŚŚ i ograniczyć się tylko do dofinansowania wypoczynku. Regulacja w tym zakresie musi znaleźć się w dwóch aktach:
- o obniżeniu wysokości odpisu na ZFŚŚ – w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzana,
- o tym, że pomoc z ZFŚŚ obejmie tylko dofinansowanie do wypoczynku w regulaminie ZFŚS.

W ramach pomocy finansowej mogą być dofinansowywane lub kupowane leki dla pracownika, który przewlekle choruje, czy też paczki dla rodzin uboższych pracowników na święta będące tradycyjnie okresem większych wydatków.

Przykładowe zapisy:

„Przeznaczenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
1. Środki Funduszu przeznacza się na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, w tym:
a) pomoc materialną przyznawaną osobom znajdującym się w szczególnie trudnej sytuacji życiowej,
b) zapomogi pieniężne bezzwrotne,
c) dofinansowanie wczasów pracowniczych, leczniczych, profilaktyczno-leczniczych zakupionych przez osoby uprawnione,
d) dofinansowanie zorganizowanego wypoczynku dzieci i młodzieży w formie wczasów, kolonii, zimowisk, obozów, kolonii zdrowotnych,
e) dofinansowanie wypoczynku urlopowego organizowanego we własnym zakresie,
f) dofinansowanie wypoczynku sobotnio-niedzielnego,
g) finansowanie działalności kulturalno-oświatowej w postaci zakupu biletów na imprezy artystyczne, kulturalne, rozrywkowe i sportowe oraz sprzętu sportowego do wspólnego użytku,
h) pożyczki zwrotne na cele mieszkaniowe.

2. 1. Pomoc materialna może być przyznana w formie:
a) bonu towarowego, uprawniającego do nabycia artykułów żywnościowych, odzieży lub podręczników szkolnych (dla uczących się dzieci pracowników),
b) paczki żywnościowej,
c) lekarstw dla pracowników i dla byłych pracowników – emerytów i rencistów).
2.2. Pomoc przysługuje w łącznej wysokości w roku kalendarzowym do:
a) 600 zł dla pracowników i emerytów (rencistów) przy przeciętnym średniomiesięcznym dochodzie na jedną osobę w gospodarstwie domowym z okresu 3 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku o pomoc rzeczową wynoszącym do 550 zł,
b) 300 zł przy dochodzie od 551 do 800 zł na jedną osobę”.

3.1. Pożyczki zwrotne na cele mieszkaniowe mogą być udzielone na:
a) uzupełnienie wkładów mieszkaniowych do spółdzielni mieszkaniowych,
b) budowę domu jednorodzinnego albo lokalu w domu mieszkalnym,
c) zakup budynku mieszkalnego od jednostek, które wybudowały budynek w ramach prowadzonej działalności gospodarczej,
d) nadbudowę i rozbudowę budynku mieszkalnego,
e) przebudowę strychu, suszarni bądź pomieszczenia niemieszkalnego na cele mieszkalne,
f) pokrycia kosztów wykupu lokali na własność oraz uzupełnienie zaliczki na wkład budowlany w związku z przekształceniem spółdzielczego lokatorskiego prawa do zajmowanego lokalu na spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu,
g) przystosowanie mieszkań do potrzeb osób o ograniczonej sprawności fizycznej,
h) remont i modernizację lokalu mieszkalnego lub budynku mieszkalnego,
i) kaucję i opłaty wymagane przy uzyskiwaniu i zamianie mieszkań.
3.2. Warunkiem przyznania pożyczki na cele mieszkaniowe przeznaczonej na remont i modernizację mieszkania lub domu jest posiadanie własnego mieszkania lub domu bez względu na tytuł prawny do zajmowanego lokalu lub domu.
3.3. Pożyczka na cele mieszkaniowe, o której mowa w punkcie 3.1 lit. h, może być udzielona nie częściej niż jeden raz na .............. lata, a na pozostałe cele mieszkaniowe ................................................................
3.4. Warunkiem przyznania pożyczki jest całkowita spłata poprzednio uzyskanej pożyczki.
3.5. Jako zabezpieczenie spłaty pożyczki wymagane jest udzielenie poręczenia przez dwóch pracowników .................................................................
3.6. Oprocentowanie pożyczki wynosi ...........% w stosunku rocznym.
3.7. Spłata pożyczki następuje w ratach miesięcznych w ilości nie większej niż .............
3.8. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy osoba zobowiązana do spłaty pożyczki znajduje się w trudnej sytuacji życiowej, pożyczka może być częściowo umorzona.
3.9. Pracownik otrzymujący pożyczkę zobowiązuje się do wyrażenia pisemnej zgody na potrącanie przypadających od spłaty rat pożyczki z wynagrodzenia za pracę.
3.10. Szczegółowe warunki przyznania i spłaty pożyczek na cele mieszkaniowe zostaną określone w umowie między pracodawcą a pożyczkobiorcą”.

Jakie zdarzają się nieprawidłowe zapisy w ZFŚS?

Wydatki, które nie są objęte działalnością socjalną pracodawcy, np.
- prezenty dla pracowników odchodzących na emeryturę,
- imprezy świąteczne dla pracowników lub klientów firmy,
- imprezy integracyjne,
- środki na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika, np. czesne za szkołę,
- paczki świąteczne, w jednakowej wartości dla wszystkich pracowników,
nie mogą być finansowane z ZFŚS i nie mogą być regulowane w regulaminie ZFŚS.

Ponadto nieprawidłowe jest:
1. przyznawanie określonych świadczeń pewnym grupom pracowników (bez względu na ich sytuację socjalną), np. przyznawanie konkretnych świadczeń wszystkim pracowniom produkcji, co spowoduje, że świadczenie uzyskają zarówno zamożni, jak i biedniejsi pracownicy;
2. przyznawanie świadczeń ze względu na ogólny lub zakładowy staż pracy, lub ze względu na rodzaj umowy o pracę, np. zapis, że pracownicy zatrudnieni przez okres do 6 miesięcy (lub pracownicy zatrudnieni na okres próbny) nie mają prawa do korzystania z ZFŚŚ. Tymczasem pracownik zatrudniony np. na okres próbny może znaleźć się w trudnej sytuacji życiowej, np. gdy spłonie jego mieszkanie;
Jak podkreśla SN, wydatkowanie środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych z zastosowaniem kryterium stażu pracy, bez uwzględnienia kryterium socjalnego jest niezgodne z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (wyrok Sądu Najwyższego z 16 sierpnia 2005 r., I PK 12/05, OSNP 2006/11-12/182).
3. uzależnianie prawa do świadczenia, np. wysokości dofinansowania do wypoczynku, od wymiaru etatu. Spowoduje to, że np. pracownik zatrudniony na mniejszą część etatu ma niższe dofinansowanie, mimo że np. ma większą liczbę dzieci na utrzymaniu, w tym jedno niepełnosprawne.

Powołanie w regulaminie ZFŚS komisji socjalnej (komisji ZFŚS)

Nie ma obowiązku powołania w regulaminie ZFŚŚ tego typu organu kolegialnego. Niemniej jednak pracodawca może powołać komisję socjalną lub komisję funduszu jako organ opiniotwórczy i służący pomocą techniczną (przyjmowanie wniosków, przygotowywanie umów dotyczących zasad udzielania pożyczek z ZFŚŚ itp.). Natomiast decyzje w kwestiach ZFŚS, w tym dotyczące tego, komu przyznać świadczenie, podejmuje pracodawca. On bowiem administruje środkami funduszu, co oznacza m.in. odpowiedzialność za właściwe (zgodne z ustawą) wydatkowanie tych środków, a także obowiązek zapewnienia obsługi funduszowi. Jeżeli więc świadczenie zostanie przyznane np. z pominięciem kryterium socjalnego, pracodawca nie będzie mógł się uwolnić od odpowiedzialności, twierdząc, że taką decyzję podjęła komisja socjalna (komisja funduszu).

Zmiana regulaminu ZFŚS

Treść regulaminu ZFŚS może być zmieniona w ciągu roku. Jednak procedura jego zmiany nie reguluje ustawa o ZFŚS. A zatem, zmiany powinny się odbywać na takiej samej drodze jak ustalanie nowego regulaminu.

Oznacza to konieczność ustalenia zmian z przedstawicielem załogi, a jeśli w firmie działają związki zawodowe, wprowadzenie zmian w regulaminie ZFŚS wymaga uzgodnienia ich treści ze wszystkimi organizacjami związkowymi działającymi w firmie. W sytuacji gdy u pracodawcy działa kilka organizacji związkowych i nie mogą one przez 30 dni dojść do porozumienia w kwestii nowego brzmienia regulaminu ZFŚS, zmiany wprowadza sam pracodawca po rozpatrzeniu stanowisk organizacji związkowych.

Kiedy zmiany wchodzą w życie?

Kwestię tę musi regulować sam regulamin ZFŚS, ponieważ nie ma powszechnie obowiązujących regulacji w tym zakresie. Można skorzystać ze sprawdzonych już rozwiązań i ustalić np., że zmiany w regulaminie ZFŚŚ wchodzą w takim trybie, jak np. przez zmianę regulaminu pracy, tj. po upływie 14 dni od podania ich do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń).

Likwidacja ZFŚŚ

Pracodawca, który do tej pory tworzył ZFŚS, może podjąć decyzję o likwidacji ZFŚS (wyjątek stanowi jednostka budżetowa, która z tworzenia ZFŚS nie może zrezygnować). Decyzję o rezygnacji z ZFŚS trzeba uzgodnić z zakładowymi organizacjami związkowymi, a w razie ich braku z pracownikiem wybranym przez załogę do jej reprezentacji w sprawach ZFŚS. Następnie postanowienie o nietworzeniu ZFŚS trzeba zawrzeć w układzie zbiorowym, a jeżeli go nie ma – w regulaminie wynagradzania.

Nie można tego postanowienia wpisać do regulaminu ZFŚS, gdyż ustawa wymaga wpisania tego do wewnętrznego aktu płacowego, a regulamin ZFŚS jest tylko aktem wewnętrznym o charakterze technicznym. Z chwilą likwidacji ZFŚS regulamin również przestaje obowiązywać.

Jest jednak wyjątek, kiedy regulamin ZFŚS będzie obowiązywał, chociaż pracodawca zrezygnuje z tworzenia ZFŚS. Mianowicie jeśli po likwidacji ZFŚS na jego koncie pozostaną jakieś niewykorzystane środki, to muszą one zostać do wyczerpania wykorzystane na cele socjalne, zgodne z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, na zasadach określonych w obowiązującym w firmie regulaminie ZFŚŚ.

A zatem, dopiero po wykorzystaniu tych środków regulamin ZFŚS przestanie obowiązywać.

Podstawa prawna:
- ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.),
- art. 27 oraz art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2001 r. nr 79, poz. 854 ze zm.).

Autor: Monika Frączek, starszy specjalista z Departamentu Prawa Pracy, Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej